Scanservice vor Ort – Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Klare Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen

Die Digitalisierung sensibler Unterlagen bringt viele Fragen mit sich – insbesondere in Bezug auf Sicherheit, Vertraulichkeit und die Qualität des Prozesses. Um Ihnen größtmögliche Transparenz zu bieten, haben wir die häufigsten Fragen unserer Kunden zusammengestellt und präzise beantwortet. Unser Ziel ist es, Ihnen alle Informationen zu liefern, die Sie benötigen, um sich für unseren zertifizierten Vor-Ort-Scanservice zu entscheiden.

Welche Dokumente und Formate können digitalisiert werden?

Flexibilität für jede Art von Dokumenten und Formaten

Unser Service deckt die Digitalisierung sämtlicher Dokumentenarten und -formate ab. Von kleinen Belegen über A4-Dokumente bis hin zu A0++-Großformaten sichern wir Ihnen maximale Flexibilität. Ob Personalakten, Patientenunterlagen oder historische Dokumente – wir haben die passende Lösung für jede Anforderung.

Dokumententypen: Personalakten, Patientenakten, Gerichtsunterlagen, Steuerdokumente, Bauzeichnungen, historische Dokumente.
Papierformate: Von kleinen Belegen und A4-Dokumenten bis zu großformatigen Zeichnungen und Plänen (A0++).
Flexibilität: Ob gemischte Papierformate oder spezielle Anforderungen – unsere Scanner sind für alle Anforderungen ausgelegt.

Wie wird die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet?

Maximale Sicherheit für Ihre sensiblen Unterlagen

Ihre Dokumente verbleiben während des gesamten Prozesses an Ihrem Standort. Dadurch minimieren wir Risiken wie unbefugten Zugriff oder Datenverlust. Mit unseren DSGVO-konformen Prozessen und erfahrenen Fachkräften sichern wir maximale Vertraulichkeit und Schutz Ihrer Daten.

Vor-Ort-Verarbeitung: Ihre Dokumente verlassen zu keinem Zeitpunkt Ihre Räumlichkeiten.
DSGVO-konforme Prozesse: Unsere Dienstleistungen entsprechen vollständig den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung.
Sichere Übergabe: Alle digitalisierten Daten werden verschlüsselt auf Datenträgern oder per geschütztem Datentransfer bereitgestellt.

Welche Sicherheitsstandards gelten bei der Digitalisierung?

Zertifizierte Unternehmensrozesse für hohe Qualität und Sicherheit

Unsere Dienstleistungen entsprechen den Anforderungen der DIN ISO 9001:2015. Jeder Schritt wird geprüft und dokumentiert, um hohe Standards zu gewährleisten. Zudem nutzen wir moderne Technologie und verschlüsselte Übertragungsverfahren, um Ihre Daten sicher zu verarbeiten.

DIN ISO 9001:2015: Unsere Unternehmensrozesse sind zertifiziert und werden regelmäßig überprüft.
Qualitätskontrollen: Jede Digitalisierung durchläuft mehrstufige Prüfungen, um Lesbarkeit und Vollständigkeit zu sichern.
Technologische Sicherheit: Moderne Scanner und verschlüsselte Datenübertragung sorgen für maximale Datensicherheit.

Was unterscheidet unser Vor-Ort-Scanservice von anderen Anbietern?

Diverse Vorteile durch unseren spezialisierten Scanservice

Unser Vor-Ort-Service bietet Ihnen Sicherheit und Flexibilität. Ihre Unterlagen bleiben sicher in Ihren Räumlichkeiten und unsere erfahrenen Teams liefern schnelle und qualitativ hochwertige Ergebnisse – unabhängig von der Dokumentenart oder dem Umfang.

Maximale Sicherheit: Ihre Unterlagen bleiben in Ihren Räumlichkeiten – kein Risiko durch Transport oder Verlust.
Flexibilität: Wir digitalisieren Papierdokumente im Format DIN A6 bis DIN A0++.
Erfahrung und Qualität: Mit über 10 Jahren Expertise und zertifizierten Unternehmensprozessen sichern wir optimale Ergebnisse zu.

Wie schnell ist der Vor-Ort-Digitalisierungsservice verfügbar?

Flexible Einsätze, die sich Ihrem Zeitplan anpassen

Wir sind innerhalb von 48 Stunden bundesweit einsatzbereit. Unabhängig davon, ob Sie in einer Großstadt oder einer ländlichen Region ansässig sind – unser mobiles Team steht Ihnen flexibel und zuverlässig zur Verfügung.

Welche Ausgabeformate sind verfügbar?

Individuelle Dateiformate für Ihre spezifischen Anforderungen

Wir bieten Ihnen eine breite Auswahl an Ausgabeformaten, darunter PDF/A, TIFF und JPEG. So erhalten Sie Dateien, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, ob für die Archivierung, Weiterverarbeitung oder Präsentation.

Wir bieten Ihnen eine Vielzahl von Ausgabeformaten, die speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind:

PDF/A: Ideal für die Langzeitarchivierung.
TIFF: Perfekt für höchste Bildqualität.
JPEG: Platzsparend und ideal für bestimmte Anwendungen. Alle Dateien werden strukturiert und nach Ihren Vorgaben benannt.

Was passiert mit den Originaldokumenten nach der Digitalisierung?

Originalzustand gesichert durch 1:1-Wiederherstellung

Nach der Digitalisierung werden Ihre Dokumente auf Wunsch in ihren ursprünglichen Zustand zurückgeführt. Dies umfasst das Zurückheften in Ordner, das Einfügen von Trennblättern und Tackern der Dokumente wie ursprünglich. Die Originalreihenfolge wird ausnahmslos beibehalten – für maximale Nachvollziehbarkeit.

Wie ist der Ablauf der Digitalisierung organisiert?

Strukturierte Unternehmnsrozesse für eine reibungslose Umsetzung

Unser Digitalisierungsprozess ist klar strukturiert: von der individuellen Beratung und Planung über die Digitalisierung vor Ort bis hin zur Qualitätskontrolle und sicheren Datenbereitstellung. Jeder Schritt ist darauf ausgelegt, Ihre Anforderungen effizient und professionell zu erfüllen.

Unser Digitalisierungsprozess ist klar strukturiert:

Beratung und Planung: Individuelle Abstimmung Ihrer Anforderungen.
Vor-Ort-Digitalisierung: Sicher und effizient mit moderner Technologie.
Qualitätskontrolle: Mehrstufige Prüfungen zur Sicherstellung optimaler Ergebnisse.
Datenbereitstellung: Verschlüsselte Übergabe der Dateien in gewünschten Formaten.

Ist der Service für sensible Daten geeignet?

Speziell entwickelt für maximale Datensicherheit

Ja, unser Vor-Ort-Scanservice wurde speziell für die sichere Verarbeitung sensibler Daten entwickelt. Dazu zählen Patientenakten, Gerichtsunterlagen, Mandantenakten und andere vertrauliche Dokumente. Unsere DSGVO-konformen Unternehmensprozesse sorgen für maximale Sicherheit und Vertraulichkeit.

Prozessakten, Mandantenunterlagen, Personalakten und Patientenakten.
Steuerdokumente und Verwaltungsunterlagen.
Unsere DSGVO-konformen Unternehmensprozesse sichern maximale Sicherheit und Vertraulichkeit.

Kann ich den Service einmalig oder regelmäßig nutzen?

Flexible Vertragsmodelle für jedes Digitalisierungsprojekt

Unser Service ist sowohl für einmalige Projekte als auch für regelmäßige Einsätze verfügbar. Mit flexiblen Vertragsmodellen passen wir uns Ihren individuellen Anforderungen an und stellen sicher, dass Sie jederzeit auf unseren zuverlässigen Service zählen können.

Wir bieten flexible Vertragsmodelle, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.